Volvo Group EDI

E-invoicing regulations

Here you will find information regarding e-invoicing regulations in the listed countries. To view detailed information for a specific country, please select the corresponding tab below.

Belgium

ViDA Implementation at Volvo Group sites in Belgium

Dear Supply Partners,

We would like to inform you about the upcoming ViDA (VAT in the Digital Age) implementation in Belgium and the associated mandatory e-invoicing requirements, which will significantly impact your invoicing processes.
 

Key highlights:

Mandatory E-Invoicing from January 1, 2026

As part of Belgium’s alignment with the EU’s ViDA directive, structured electronic invoicing will become mandatory for all B2B transactions. This applies to:

  • Belgian VAT-registered businesses
  • Foreign companies with a fixed establishment in Belgium
     
PEPPOL Format and Network

The PEPPOL has been confirmed as the default standard for structured e-invoices in Belgium

All affected businesses must:

  • Be technically capable of issuing and receiving PEPPOL e-invoices via the PEPPOL network.
  • Ensure compliance with the European standard EN 16931.
     
What You Need to Do:
  • Review your invoicing systems to ensure PEPPOL compatibility.
  • Connect to the PEPPOL network or verify that your current provider supports it.
     

We recommend initiating these changes as early as possible to avoid disruptions and ensure full compliance.
 

Please feel free to reach out through AccountsPayableE-Invoicing@volvo.com if you need assistance or further clarification.
 

Best regards,
Volvo Group Purchasing

France

Réforme de la facturation en France – Informations à destination des fournisseurs français du Groupe Volvo
Chers fournisseurs,

Dans le cadre de la réforme française de la facturation, la manière dont nous échangeons les factures avec nos fournisseurs français évoluera progressivement. Selon le calendrier légal, toutes les entreprises établies en France devront recevoir des factures électroniques à partir du 1er septembre 2026.

L'obligation d'émettre des factures électroniques sera progressivement intégrée en fonction de la taille des entreprises : les grandes et moyennes entreprises à partir de septembre 2026, puis les petites et très petites entreprises à partir de septembre 2027.

Pour nous préparer à ces changements, nous tenions à attirer votre attention sur les points suivants.
 

Impacts pratiques généraux
  • Nécessité de désigner une plateforme approuvée (PA) : Les factures devront progressivement être émises et reçues via des plateformes approuvées. Chaque entreprise devra contractualiser avec une plateforme pour pouvoir recevoir / envoyer des e-factures,
  • Nécessité de centraliser l'envoi d'une facture via un seul canal : La même facture ne doit pas être envoyée à la fois par e-invoice et via EDI,
  • Nous rappelons qu’un PDF échangé en direct de fournisseur à client ne répond pas à l’obligation de la réforme française,
  • Nous rappelons également qu’une adresse email n’est pas une adresse de facturation électronique.
     
Impacts spécifiques aux fournisseurs du groupe Volvo
  • Chaque entité du groupe Volvo Group aura une adresse de facturation électronique unique, basée sur le SIREN (voir ci-dessous),
table-1
  • Les références business nécessaires à date sur les factures n’évoluent pas (PO, bon de livraison, n° de pièce, etc). Le détail des champs dans lesquels sont attendues ces informations est disponible ci-dessous,

NB: il s’agit d’un simple rappel, nous utilisons les champs prévus à cet effet dans le cadre de la réforme

table-2
  • Merci de noter que le Groupe Volvo ne gérera que le statut « refusé ». Vous ne recevrez donc pas de statuts optionnels de notre part,

Un complément d’information vous sera envoyé ultérieurement afin de compléter, le cas échéant, ces premières informations.

Cordialement,

L’équipe FIP – France E-Invoicing Project

Billing reform in France – Information for the Volvo Group's French suppliers
Dear suppliers,

As part of the French invoicing reform, the way we exchange invoices with our French suppliers will gradually change. According to the legal calendar, all companies established in France will have to receive electronic invoices from September 1, 2026.

The obligation to issue electronic invoices will be gradually integrated according to the size of the companies: large and medium-sized companies from September 2026, then small and very small companies from September 2027.

To prepare for these changes, we wanted to draw your attention to the following points.
 

General practical impacts
  • Need to designate an approved platform (AP): Invoices will need to be progressively issued and received through approved platforms. Each company will have to contract with a platform to be able to receive/send e-invoices,
  • Need to centralize the sending of an invoice via a single channel: The same invoice should not be sent both by e-invoice and via EDI,
  • We would like to remind you that a PDF exchanged directly from supplier to customer does not meet the obligation of the French reform,
  • We also remind you that an email address is not an e-billing address.
     
Supplier-specific impacts of the Volvo Group
  • Each entity of the Volvo Group will have a unique e-invoicing address, based on the SIREN,
table-1
  • The business references required to date on the invoices do not change (PO, delivery note, part number, etc.). Details of the fields in which this information is expected are available below,

NB: this is a simple reminder, we use the fields provided for this purpose in the context of the reform 

table-2
  • Please note that the Volvo Group will only handle the "declined" status. You will therefore not receive optional statuses from us, 

Additional information will be sent to you later in order to complete, if necessary, this initial information.

Sincerely,

FIP Team